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Utenze | |
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 EGISTO,
il software per il protocollo informatico è referenziato da
MICROSOFT |
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| Il
software Egisto permette di gestire il protocollo in base al D.P.R.
n. 445/2000 ed è già stato collaudato in numerosi Enti
locali. Il software è completo e modulare. Può essere utilizzato per una gestione minima del protocollo oppure per una gestione estesa in base all'organizzazione che intende adottare l'Ente. Le norme recepite per la realizzazione del software di protocollo informatico sono le seguenti: -DPR 445/2000 (Le norme contenute nel DPR 428/98 sono state successivamente inserite nel testo unico sulla documentazione amministrativa DPR 445/2000. In tale testo è anche fissata la data (1 gennaio 2004) entro la quale le amministrazioni sono tenute alla gestione automatizzata del sistema di protocollo). - DPCM 31/10/2000 - Circolare N. 28 del 2001 - Deliberazione Aipa N. 42 del 2001 - Linee Guida per l'adozione del protocollo informatico e per il trattamento informatico dei procedimenti amministrativi del 14/10/2003 Egisto garantisce la sicurezza dei dati e delle funzioni ed inoltre dispone di un registro di Log delle movimentazioni con riferimento agli operatori che le hanno effettuate. Egisto assicura una protocollatura rapida e prevede una procedura di annullamento del movimento, la programmazione della classificazione dei documenti. Un buon scanner permetterà l'archiviazione dei documenti. Il protocollo è inoltre collegato alla contabilità Giove: le fatture protocollate oppure gli ordinativi per i fornitori possono giungere direttamente in contabilità senza che l'operatore debba inserirli più volte. Con Egisto si possono anche protocollare le e-mail in arrivo e in partenza. Egisto consente inoltre di effettuare ricerche di vario tipo, da quelle semplici a quelle avanzate parametriche con ordinamento definibile dall'operatore. L'aggiornamento dell'ultima versione del software è attivabile comodamente via web con la procedura di download. |
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a) Protocollatura della corrispondenza con numerazione automatica in arrivo: Gestione corrispondenza interna Corrispondenza programmata: tabella della corrispondenza ripetitiva nell'ambito dell'Ente, personalizzabile dal personale di protocollo, in base al tipo di documento da protocollare il programma propone l' oggetto, la classificazione, l'ufficio ed eventualmente il mittente ed il destinatario. E' possibile infatti programmare la classificazione della corrispondenza, cosicchè al momento della protocollatura l'operatore si limiterà a confermare le proposte. Annullamenti: Per la distribuzione posta Procedura di attribuzione fascicolo anche da altri servizi in tempi successivi Gestione Repertorio c) Registro di protocollo e) Distinta della posta in partenza ed etichettatura degli indirizzi f) mittenti /destinatari h) consultazione dei documenti in archivio
per: i) statistiche: parametriche, numeriche e grafiche j) Iter del documento per uffici l) contabilità spese postali m) Registro di emergenza: funzione per il recupero di dati dai registri cartacei n) flussi informatici: modulo di
interfacciamento con il software SISCOM di contabilità Giove,
per la protocollatura automatica delle fatture, delle comunicazioni,
degli avvisi e dei provvedimenti. |
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| L'art. 64 co.1 del Dpr
455/2000 stabilisce che: "Le pubbliche Amministrazioni adottano sistemi per la gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati [...] " Nella maggior parte dei casi un sistema di protocollo informatico
rappresenta quindi il primo passo nell'automazione dei procedimenti
amministrativi o, più in generale, nel supporto all'informatizzazione
dei processi o flussi di lavoro (workflow). |
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| L'elenco
di cui al comma 1, lettera d) del DPCM 31.12.2000, comprende, per
ciascuna area organizzativa omogenea: - la denominazione - il codice identificativo - la casella di posta elettronica dell'area prevista dall'articolo 15, comma 3 del presente decreto - il nominativo del responsabile del servizio per la tenuta del protocollo informatico, per la gestione dei flussi documentali e degli archivi - la data di istituzione - l'eventuale data di soppressione Il codice di cui al comma 1, lettera b), identifica univocamente ciascuna amministrazione e viene attribuito con le modalità di cui all'articolo 12 del presente decreto. " Il codice associato a ciascuna area organizzativa omogenea è generato ed attribuito autonomamente dalla relativa amministrazione…." |
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| Nel momento in cui si
finisce di protocollare, Egisto consente di elaborare la distinta
per la posta. - Viene proposta la compilazione della distinta nel formato specifico richiesto dalla Posta - Si può intervenire per eliminare la corrispondenza che non deve essere spedita - Si può inserire la posta non protocollata - Quando la distinta è a posto è possibile stampare la distinta e portare il tutto all'Ufficio Postale. La distinta può essere senza valori oppure si può preparare il tutto con gli importi in Euro per ogni corrispondenza da inviare. |
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| Dopo la protocollazione
della posta in arrivo si può distribuire la posta agli uffici
dell'Ente con l'elenco della corrispondenza che propone Egisto. - Elenco della posta per Ufficio - Elenco generale della posta da distribuire E' sufficiente far firmare la posta e la distribuzione è terminata. |
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| Per coloro che intendono
archiviare i documenti in forma elettronica è disponibile il
modulo integrato Egisto-Img che è perfettamente integrato con
il programma Egisto e consente l'utilizzo di un digitalizzatore di
documenti (scanner). Inoltre permette di segnare il documento e di
memorizzarli in modo protetto.
I documenti possono essere memorizzati su disco del sistema, su
unità cd o altra unità di memoria condivisa dal sistema
su cui risiede il programma. |
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| Con Egisto si può
regolamentare l'accesso degli utenti ai dati definendo operatori con
livelli diversi di accesso in modo che ognuno possa solo effettuare
le operazioni per cui è stato abilitato. Gli Operatori possono essere classificati in: Amministratori Utenti generali Utenti dei servizi Consultatori |
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| Un sistema di rete efficiente
e sicuro consente di utilizzare Egisto in modo multiutente per poter
far sì che più utenti possano protocollare contemporaneamente. Per esempio una soluzione può essere la protocollatura degli arrivi dall'ufficio protocollo e delle partenze da parte di ogni Ufficio della propria corrispondenza. Gli altri utenti potranno consultare l'archivio. |
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| Se si digitalizzano e
si archiviano i documenti in forma elettronica, li si potrà
inviare automaticamente agli uffici di competenza del proprio Ente
via posta elettronica interna con il sistema di posta esistente presso
l'ente. Egisto, infatti, interfaccia automaticamente il client di posta ed allega le corrispondenze in arrivo. Gli stessi operatori possono programmare la tempistica di invio
della posta, vale a dire subito, a una determinata ora o a fine
giornata. |
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| Il "livello minimo"
di protocollo informatico prevede la sola protocollatura dei dati
di una corrispondenza. Volendo però arrivare alla gestione
di un protocollo informatico comprendente l'archiviazione ottica dei
documenti è necessario attivare un processo di firma elettronica
dei documenti al fine di renderli "sicuri". Firma digitale di un documento informatico La firma digitale garantisce, nei confronti dei documenti informatici, la presenza degli stessi requisiti che la firma autografa garantisce nei confronti dei documenti cartacei. Grazie alla tecnologia della firma digitale e per mezzo del sistema a "chiavi pubbliche", il destinatario del documento ha la garanzia di disporre di un testo integro e proveniente da una fonte ben precisa. La sequenza di simboli che chiamiamo firma digitale, generata da algoritmi matematici si riferisce univocamente ai contenuti di un preciso documento, la modifica anche di un solo carattere sarebbe immediatamente rilevata al momento della verifica. Smart card La smart card è simile, per forma e dimensioni, ad una tradizionale carta di credito. A differenza di quest'ultima, incorpora un processore in grado di memorizzare dati ed informazioni a cui è possibile accedere tramite un codice di sicurezza riservato e personale (PIN). La Smart Card è quindi uno strumento di memorizzazione molto sicuro, oltre che facilmente portabile e legato al Titolare. Con le smart card dotate di processore crittografico possono essere sviluppate applicazioni in ambiti diversi. Nel campo della firma digitale svolge pricipalmente le seguenti funzioni: - generazione e memorizzazione al suo interno della chiave privata di firma - apposizione della firma digitale a documenti informatici. La smart card si collega con il computer mediante un apposito lettore ed il relativo software di interfaccia. |
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Il
software per il protocollo informatico
