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Amministrazione |  |
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Imposte e tasse | |
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Polizia municipale |  |
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Demografica, stato civile |  |
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Controllo di Gestione | |
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Contabilità |  |
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Urbanistica | |
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OO.PP. |  |
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Personale |  |
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Utenze | |
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 EGISTO,
il software per il protocollo informatico è referenziato da
MICROSOFT |
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| Caratteristiche generali | ||||
| Olimpo è stato realizzato in base alle specifiche del D.P.R. n. 445/2000 ed aggiornato alla deliberazione del 19 febbraio 2004-regole tecniche per la riproduzione e conservazione dei documenti su supporto ottico. | ||||
| Archivio documentale (Repository) | ||||
| L'Archivio
documentale è il modo per archiviare tutti i documenti informatici
e non che si intende conservare al sicuro e in modo da essere sempre
disponibili per ricerche immediate.
Il grosso vantaggio che Olimpo mostra sin da subito, consiste nel
supporto che offre per l'archiviazione della posta certificata e
dei documenti informatici. |
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| Per gestire i documenti informatici .. | ||||
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| .. e naturalmente i documenti analogici | ||||
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Per documento analogico si intende un documento amministrativo prodotto su supporto non informatico, di norma su supporto cartaceo. Il documento analogico è prodotto con strumenti analogici (es. a mano, macchina da scrivere, ecc.) o con strumenti informatici (es. lettera scritta con Word, ecc.). L'originale è analogico, cartaceo e dotato di firma autografa. Potrete decidere di archiviare anche i documenti analogici in arrivo
digitalizzandoli, al momento del protocollo con uno scanner. La
digitalizzazione con scanner può avvenire in due modi: |
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| Integrazione totale con le abituali attività dell'ufficio | ||||
| Con Olimpo
le attivita' abituali d'ufficio: - creazione documenti word, tabelle excel - creazione ed invio e-mail ordinarie e certificate - creazione documenti informatici - firma documenti - conversione documenti in formato pdf - ecc. può essere fatta in modo totalmente integrato. Se dovete protocollare un documento in partenza, dopo che avete preparato il documento potete archiviarlo e protocollarlo con il software egisto. Ecco che con questa soluzione tutti i documenti redatti potranno essere registrati in modo organico nell'archivio generale, per settore di competenza e nell'ambito del settore per operatore. Solamente gli operatori abilitati potranno accedere ai documenti. In questo modo i documenti di lavoro e quelli definitivi verranno registrati in modo classificato in un unico archivio e quindi sempre rintracciabili. Se dovete redigere un documento già presente in archivio ecco che potete immediatamente ricercarlo, richiamarlo e quindi averlo a disposizione per apportare le modifiche al fine di riutilizzarlo come nuovo atto. Le ricerche sono le più ampie possibili, per cui sarà semplice rintracciare il testo che intendete riutilizzare. Con Olimpo potete quindi:
Per titolario, categorie, classi e fascicoli Conservazione documenti |
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| Workflow documentale e flussi di dati | ||||
| Realizzato
un ambiente integrato sia di dati che a livello di archivio documentale
ecco che si può procedere con l'informatizzazione dei primi
flussi documentali nell'ambito dell'ente in modo completamente informatico. Questo approccio va visto sicuramente come un'innovazione non solo tecnologica ma soprattutto come riorganizzazione dei servizi per un nuovo modo di operare. Si tratta quindi di lavorare con i documenti informatici creati o provenienti dall'esterno, firmati digitalmente dai Responsabili che li hanno generati. Il sistema informatico Olimpo consente agli operatori di avere a disposizione funzioni informatiche ad hoc per lo svolgimento delle azioni necessarie per il trattamento del documento stesso. Il ciclo di vita si svolge nel sistema in rete realizzato dall'Ente che quindi deve consentire a tutti gli operatori interessati di accedervi tramite il proprio p.c. . I flussi sono programmati e governati da procedimenti definiti nell'ambito dell'organizzazione dell'ente e previsti dagli iter burocratici della norma. Interessante può essere la realizzazione dei flussi documentali quali la gestione dell'iter delle determine prodotte dai servizi dell'ente. LE DETERMINE DIGITALI I servizi redigono le bozze di determine su documenti informatici e le firmano con firma digitale, il ragioniere dà il parere di copertura, la determina viene finalizzata e chiusa dall'ufficio competente sempre con firma digitale. Con venere i Responsabili dei Servizi seguono ogni passo della determina dal proprio posto di lavoro. LE DELIBERE DIGITALI Anche le delibere possono essere redatte come documenti informatici e seguite dal loro nascere all'esecutività. INTEGRAZIONE TRA PROTOCOLLO E CONTABILITA' Con l'integrazione tra il software di protocollo Egisto ed il software Giove di contabilità ecco che le fatture dei fornitori appena vengono registrate in protocollo sono anche disponibili in input alla contabilità finanziaria dell'Ente. Costituiscono un serbatoio in entrata nella contabilità. L'ufficio Ragioneria potrà imputarle in contabilità finanziaria svuotando il serbatoio. Questo flusso, già adottato da più enti ha rappresentato un grosso vantaggio operativo. Inoltre rende preciso l'iter di ogni documento tra gli uffici. |
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| Le funzioni | ||||
Olimpo è la soluzione
integrata per:
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| Caratteristiche tecniche della soluzione | ||||
I software
Olimpo ed Egisto sono prodotti realizzati su piattaforma Microsoft.
La vera forza di Olimpo è l'integrazione. Si basa su una piattaforma Client/Server composta da un modulo server che svolge il compito di configuratore dell'applicazione, della personalizzazione del profiler, si occupa inoltre della gestione degli users, delle regole di sicurezza, dei tipi documento, e dello scheduling delle operazioni automatiche. E' possibile utilizzare due tipologie di client, una tradizionale che permette di sfruttare tutte le potenzialità del programma ed una WEB con alcune limitazioni. Il programma usa un "MOTORE" per archiviare tutte le informazioni. Questo permette di non aver limite al numero di utenti collegabili. Il modulo scanner si collega con i più diffusi scanner professionali con protocollo Twain La firma digitale è conforme con la normativa nazionale AIPA accreditata: . Olimpo lavora con sistema di Terminal Server in modo estremamente performante. |
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Il software
per l'archiviazione e
la conservazione Documentale e la Scrivania digitale